Thủ tục giải quyết khiếu nại lao động lần đầu đúng quy trình nêu tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP, cụ thể:
1. Thụ lý giải quyết khiếu nại
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được khiếu nại thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết của mình, người giải quyết khiếu nại lần đầu phải thụ lý giải quyết và thông báo bằng văn bản về việc thụ lý giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại và Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính; thông báo bằng văn bản về việc thụ lý giải quyết khiếu nại cho Sở (nơi chuyển khiếu nại đến).
Bổ sung Hợp đồng lao động thời hạn 01 năm (Bửu chưa ký cũng phải có để sau này giải trình).
2. Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý.
3. Kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại lần đầu
– Trong thời hạn, Công ty phải tiến hành kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại (bảo đảm khách quan, chính xác, kịp thời). Cụ thể:
a) Yêu cầu người khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu và chứng cứ về nội dung khiếu nại;
b) Yêu cầu người khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giải trình bằng văn bản về nội dung khiếu nại;
c) Triệu tập người khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;
d) Trưng cầu giám định làm căn cứ giải quyết khiếu nại;
đ) Tiến hành biện pháp kiểm tra, xác minh khác theo quy định của pháp luật;
e) Báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh và chịu trách nhiệm về kết quả xác minh.
4. Tổ chức đối thoại lần đầu
– Nếu thấy cần thiết, người giải quyết khiếu nại phải gặp gỡ, đối thoại với người khiếu nại, vv… để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại (phải nêu rõ nội dung cần đối thoại; kết quả kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại; người tham gia đối thoại có quyền trình bày ý kiến, đưa ra chứng cứ liên quan đến khiếu nại và yêu cầu của mình; phải được lập thành biên bản (ghi rõ ý kiến của những người tham gia, kết quả đối thoại, có chữ ký, lưu vào hồ sơ giải quyết khiếu nại).
5. Lập báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh
a) Đối tượng kiểm tra, xác minh;
b) Thời gian tiến hành kiểm tra, xác minh;
c) Người tiến hành kiểm tra, xác minh;
d) Nội dung kiểm tra, xác minh;
đ) Kết quả kiểm tra, xác minh;
e) Kết luận và kiến nghị nội dung giải quyết khiếu nại;
g) Nội dung khác (nếu có).
6. Ban hành Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu
– Người giải quyết khiếu nại lần đầu phải ra quyết định giải quyết khiếu nại, phải có nội dung chính sau đây:
a) Ngày, tháng, năm ra quyết định;
b) Tên, địa chỉ người khiếu nại, người bị khiếu nại;
c) Nội dung khiếu nại;
d) Kết quả kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại;
đ) Kết quả đối thoại (nếu có);
e) Căn cứ pháp luật để giải quyết khiếu nại;
g) Kết luận nội dung khiếu nại; giải quyết vấn đề cụ thể trong nội dung khiếu nại;
h) Việc bồi thường thiệt hại cho người bị thiệt hại (nếu có);
i) Quyền khiếu nại lần hai, quyền khởi kiện vụ án tại Tòa án.
7. Gửi quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại phải gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại, Chánh Thanh tra Sở và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, Sở.
8. Hồ sơ giải quyết khiếu nại lần đầu
Hồ sơ được đánh số theo trình tự thời gian và được lưu giữ, chuyển đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai hoặc Tòa án có thẩm quyền giải quyết khi có yêu cầu. Bao gồm:
a) Đơn khiếu nại hoặc văn bản ghi nội dung khiếu nại;
b) Thông báo thụ lý giải quyết khiếu nại;
c) Tài liệu, chứng cứ thu thập trong quá trình giải quyết khiếu nại;
d) Báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại;
đ) Kết quả giám định (nếu có);
e) Biên bản tổ chức đối thoại (nếu có);
g) Quyết định giải quyết khiếu nại;
h) Tài liệu khác có liên quan.
